El control d'horaris de treball és una tasca que pot resultar senzilla per a algunes empreses i summament complicada per a unes altres. Tenir diferents torns de treball, planificar els horaris rotatius entre els empleats que compleixin amb el que dicta la llei i informar a temps, és una tasca complexa.

Per a entendre-ho millor, presa com a exemple un restaurant que ven esmorzars, el seu horari de treball comença a les 8 am i culmina a les 5 pm, un sol torn. Ara un hospital amb atenció les 24 hores ha de tenir almenys 3 torns i per llei s'han de girar els torns nocturns entre empleats.

Això fa que el control horari sigui complex de portar. Per a tenir una major eficiència, evitar errors en la càrrega d'empleats, gestionar de manera eficient els pagaments segons les hores de cadascun, el millor és comptar amb un programari que administri i gestioni tots aquests aspectes.

Què fa un programari de control horari?

Aquest programari està dissenyat com a eina de suport per a tenir un major maneig i visualització del control d'horaris d'una empresa.

Com a primer apartat, podràs crear horaris laborals. Segons la demanda del teu negoci, és necessari crear torns de treball i administrar-los de manera eficient, determinant que l'empleat haurà de cobrir-los sense sortir-se dels lineaments legals.

Podràs visualitzar els torns i horaris de manera clara i simple. Mitjançant l'ús de gràfics i taules, el maneig i control dels horaris serà més amigable per al departament de recursos humans.

També podràs gestionar el pagament dels empleats amb eficiència. Les hores nocturnes es paguen a un valor superior, en tenir un control dels torns que corresponen a cada empleat i el cost horari de cada torn, tindràs un resum clar de quant s'ha de cancel·lar a cada empleat.

Avantatges del programari de control horari

Podràs crear quadrants de treball de manera eficient. Aquests quadrants són una manera d'organitzar l'horari de cada empleat per període de temps, ja sigui quinzenal, mensual, fins i tot anual. D'aquesta manera, cada empleat sabrà els seus horaris a complir amb antelació.

En informar els empleats amb antelació sobre les seves jornades laborals, aquests podran tenir un major control dels seus aspectes personals fora del treball.

El control de permisos resulta més fàcil. A través del gestor d'absències podràs controlar amb precisió quin empleat va faltar a la feina de casa sense notificació prèvia, també podràs administrar els permisos, vacances, les absències mèdiques, etc.

Hi ha un apartat o portal per als empleats, on podran consultar les seves hores extres acumulades, els torns de treballs assignats, memoràndums, entre altres funcions.

Faciliten les sol·licituds dels empleats. Podran realitzar les seves sol·licituds mitjançant una aplicació o a través de la web, podent informar-se sobre la seva rebuda i aprovació en cas de ser necessari.

Són una eina ideal per al control del treball remot o fora de l'empresa. Qualsevol dispositiu com a tauletes, pot convertir-se en un dispositiu de marcació, així sabràs quins treballadors estan complint les seves jornades fora de la seva oficina.

Podràs monitorar mitjançant un resum estadístic les hores treballades per torns, grup o per empleat, podent determinar les hores extres laborades, faltes, incompliments, retards, entre altres opcions.

Són un aval legal en cas de requerir una auditoria per part de les autoritats. Aquest apartat és important en casos de rebre una demanda per part d'algun empleat.

Quan convé contractar un programari de control d'horaris

Aquestes eines tenen un cost, per la qual cosa s'ha d'avaluar l'eficiència del mateix en l'empresa. En general, van dirigits a empreses que manegen més de 20 empleats i compten amb diversos torns.

També és aplicable a empreses els treballadors de les quals compleixin funcions fora de l'oficina, sigui per atenció a altres clients o treball remot. D'aquesta manera podran controlar i monitorar les hores treballades i el compliment d'aquestes.